Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste
Päivitetty 22.9.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Eventworks Oy käsittelee henkilötietoja Eventmedian tapahtumien, verkkopalveluiden, lipunmyynnin, markkinoinnin, asiakaspalvelun ja muun toimintansa yhteydessä.
Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), muun sovellettavan tietosuojalainsäädännön sekä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä
Eventworks Oy
Y-tunnus: 0484890-6
Metallimiehenkatu 2
95450 Tornio
Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi voit ottaa yhteyttä osoitteeseen:
2. Mitä tämä tietosuojaseloste koskee?
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Eventmedia-brändin alla tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn.
Seloste koskee esimerkiksi:
tapahtumia ja niihin liittyviä palveluita
Eventmedian ja tapahtumien verkkosivustoja
lipunmyyntiä ja muita ostoja
Eventmedian klubia, uutiskirjeitä ja muuta markkinointiviestintää
asiakaspalvelua ja palautteita
kilpailuja, arvontoja, kyselyitä ja kampanjoita
verkkomainontaa ja markkinoinnin kohdentamista
sosiaalisen median kanavia
yritys- ja kumppanuusmyyntiä
yhteistyökumppani-, asiakas- ja muita sidosryhmäsuhteita.
Selostetta sovelletaan sekä kuluttaja-asiakkaisiin ja potentiaalisiin asiakkaisiin että yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöihin.
3. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mistä niitä saadaan?
Käsittelemme henkilötietoja sen mukaan, missä yhteydessä asioit kanssamme.
Yhteys- ja asiakastiedot
Voimme käsitellä esimerkiksi:
nimeä
sähköpostiosoitetta
puhelinnumeroa
osoitetietoja
syntymäaikaa tai ikää silloin, kun tieto on palvelun kannalta tarpeellinen
edustamaasi yritystä tai organisaatiota ja tehtävääsi siinä.
Osto- ja tapahtumatiedot
Voimme käsitellä esimerkiksi:
ostamiasi tapahtumia, lipputyyppejä, tuotteita ja palveluita
osto- ja tilaushistoriaa
hinta-, maksu- ja tapahtumatietoja
maksutapaa ja maksutapahtumaan liittyviä viite- tai muita tietoja
markkinointilupia ja -kieltoja
muita oston tai varauksen yhteydessä antamiasi tietoja.
Emme lähtökohtaisesti saa tai säilytä maksukorttisi täydellisiä korttitietoja. Varsinaisen maksutapahtuman käsittelee maksupalveluntarjoaja.
Markkinointi- ja viestintätiedot
Voimme käsitellä esimerkiksi:
uutiskirjeen ja Eventmedian klubin tilaustietoja
markkinointisuostumuksia ja -kieltoja
lähetettyihin viesteihin liittyviä avaus- ja klikkaustietoja
kampanjoihin, kilpailuihin ja arvontoihin osallistumista
viestintä- ja asiointihistoriaa
asiakaspalautteita ja kyselyvastauksia.
Verkkopalveluiden käyttöä koskevat tiedot
Suostumuksesi ja käyttämiesi palveluiden perusteella voimme käsitellä esimerkiksi:
IP-osoitetta
selain- ja laitetietoja
eväste- ja muita tunnistetietoja
verkkosivujen käyttöä ja vierailtuja sivuja
liikenteen lähdettä
mainontaan ja kampanjoihin liittyviä vuorovaikutustietoja
analytiikka- ja konversiotietoja.
Saamme tietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi sekä käyttäessäsi palveluitamme.
Lisäksi voimme saada henkilötietoja käyttämiltämme lipunmyynti-, maksu-, markkinointi-, analytiikka- ja muilta palveluntarjoajilta silloin, kun meillä on oikeus käsitellä kyseisiä tietoja.
4. Lipunmyynti
Eventmedian tapahtumien lipunmyynnissä käytämme muun muassa Lippu.fi / Lippupiste Oy:n ja Paylogicin palveluita.
Lipunoston yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa, osoitetietoja, syntymäaikaa, tapahtuma- ja lipputyyppiä, ostohistoriaa, hinta- ja maksutietoja, markkinointisuostumuksia sekä muita asiakkaan oston yhteydessä antamia tietoja.
Saamme lipunmyyntipalveluista henkilötietoja siinä laajuudessa kuin se on tapahtuman järjestämisen, asiakaspalvelun, sopimuksen toteuttamisen, asiakasviestinnän tai asiakkaan antaman markkinointisuostumuksen perusteella tarpeellista ja sallittua.
Lipunmyyntipalveluiden tarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja myös omiin tarkoituksiinsa rekisterinpitäjinä tai toimia kanssamme muutoin tietosuojalainsäädännön mukaisessa roolissa. Niiden omaan henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kyseisten palveluntarjoajien tietosuojaselosteita.
5. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietoja?
Käsittelemme henkilötietoja vain määriteltyihin ja lainmukaisiin tarkoituksiin.
Palveluiden ja tapahtumien toteuttaminen
Käsittelemme henkilötietoja esimerkiksi:
lippujen, tilausten ja muiden ostojen käsittelemiseen
tapahtumiin pääsyn ja asiakkuuden hallintaan
ostettujen tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen
asiakaspalveluun
tapahtumiin liittyvään välttämättömään viestintään
reklamaatioiden ja palautusten käsittelyyn.
Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet.
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
Käsittelemme tietoja esimerkiksi kirjanpitoon, verotukseen, viranomaispyyntöihin sekä muihin lakisääteisiin velvoitteisiin liittyen.
Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite.
Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen
Voimme käsitellä henkilötietoja asiakassuhteiden, yritysmyynnin, kumppanuuksien ja muiden sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen, palveluiden kehittämiseen sekä asianmukaiseen yhteydenpitoon.
Oikeusperuste: oikeutettu etu.
Markkinointi
Voimme käsitellä henkilötietoja Eventmedian tapahtumien, palveluiden, etujen, tarjousten, kampanjoiden, ennakkomyyntien ja muun markkinointiviestinnän toteuttamiseen.
Kun olet antanut Eventmedialle markkinointisuostumuksen, viestintä voi koskea kaikkia Eventmedian tapahtumia ja palveluita eikä ainoastaan sitä tapahtumaa tai kanavaa, jonka yhteydessä suostumus on annettu.
Sähköistä suoramarkkinointia kuluttajille lähetetään suostumuksen tai muun sovellettavan lainsäädännön salliman perusteen nojalla.
Voit peruuttaa markkinointisuostumuksesi tai kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa.
Oikeusperuste: suostumus tai tilanteesta riippuen oikeutettu etu ja sovellettavan sähköisen viestinnän lainsäädännön mukainen peruste.
Turvallisuus ja väärinkäytösten ehkäiseminen
Voimme käsitellä henkilötietoja palveluidemme, asiakkaidemme, henkilöstömme ja tietojärjestelmiemme turvallisuuden varmistamiseen sekä väärinkäytösten ehkäisemiseen ja selvittämiseen.
Oikeusperuste: oikeutettu etu tai lakisääteinen velvoite.
6. Markkinoinnin kohdentaminen ja profilointi
Voimme yhdistää eri Eventmedia-tapahtumien ja palveluiden yhteydessä kertyneitä tietoja kohtuullisessa laajuudessa asiakkuuden, viestinnän ja markkinoinnin kehittämiseksi.
Voimme muodostaa esimerkiksi asiakasryhmiä ja markkinointisegmenttejä seuraavien tietojen perusteella:
aikaisemmat tapahtuma- ja lippuostot
ikä tai ikäryhmä
asuinpaikka tai maantieteellinen alue
kiinnostuksenkohteet
uutiskirjeiden käyttö
verkkopalveluiden käyttö suostumuksesi mukaisesti
aikaisempi vuorovaikutus Eventmedian tapahtumien ja markkinoinnin kanssa.
Tietoja voidaan käyttää esimerkiksi kiinnostavien tapahtumien ja sisältöjen suosittelemiseen sekä markkinoinnin kohdentamiseen ja tehokkuuden mittaamiseen.
Voimme käyttää markkinointisuostumuksen ja muiden sovellettavien edellytysten mukaisesti henkilötietoja myös kohdeyleisöjen muodostamiseen esimerkiksi Googlen, Metan ja TikTokin mainospalveluissa. Tällöin mainosalusta voi esimerkiksi verrata turvallisesti toimitettuja tunnistetietoja omiin käyttäjätietoihinsa kohdeyleisön muodostamiseksi.
Kohdeyleisöjä voidaan käyttää myös niin sanottujen samankaltaisten yleisöjen eli lookalike-yleisöjen muodostamiseen. Mainosalusta muodostaa tällaisen yleisön omien tietojensa ja signaaliensa perusteella.
Mainontamme toteutuksessa voidaan käyttää myös ulkopuolisia markkinointi- ja mediakumppaneita. Kumppanille voidaan antaa käyttöön mainosalustalle muodostettu kohdeyleisö ilman, että kumppani saa käyttöönsä kyseisen yleisön muodostavia Eventmedian asiakastietoja.
Emme käytä terveydentilaa tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja markkinoinnin profilointiin tai kohdentamiseen.
Emme tee henkilötietojen perusteella automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinuun oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.
7. Uutiskirjeet ja Eventmedian klubi
Käytämme uutiskirjeiden ja muun markkinointiviestinnän toteuttamiseen Mailchimp-palvelua tai muuta vastaavaa palvelua.
Palvelun avulla voidaan hallita esimerkiksi:
uutiskirjeitä
markkinointiviestejä
automaatioviestejä
ennakkomyyntiviestintää
markkinointisuostumuksia ja -kieltoja
asiakasryhmiä ja segmenttejä
viestien avaus- ja klikkaustietoja.
Voit peruuttaa uutiskirjeen tai muun sähköisen markkinointiviestinnän milloin tahansa viestin yhteydessä olevasta peruutuslinkistä tai ottamalla meihin yhteyttä.
Voimme säilyttää tiedon markkinointikiellosta sen jälkeenkin, kun muut markkinointitiedot on poistettu, jotta pystymme varmistamaan kiellon noudattamisen.
8. Evästeet, analytiikka ja digitaalinen mainonta
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä ja muita vastaavia teknologioita sivustojen toiminnan, analytiikan, markkinoinnin mittaamisen ja mainonnan kohdentamisen tarkoituksiin.
Käytössämme voi olla esimerkiksi:
Google Analytics 4
Google Ads ja muut Googlen mainospalvelut
Meta Pixel ja Metan mainospalvelut
TikTok Pixel ja TikTok-mainospalvelut
Sanoman mainos- ja mediapalvelut
muita vastaavia analytiikka- ja markkinointiteknologioita.
Muita kuin palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja vastaavia teknologioita käytetään suostumuksesi mukaisesti.
Voit tehdä ja muuttaa evästeitä koskevia valintojasi verkkosivuston evästeasetuksissa.
Ajantasaiset tiedot kulloinkin käytettävistä evästeistä, niiden tarkoituksista ja voimassaoloajoista annetaan verkkosivuston evästebannerissa tai evästeasetuksissa.
9. Kilpailut, arvonnat, kyselyt ja alaikäiset
Käsittelemme kilpailujen, arvontojen, kyselyiden ja kampanjoiden yhteydessä annettuja henkilötietoja niiden toteuttamiseen, osallistujien hallintaan ja voittajien tavoittamiseen.
Kilpailuun, arvontaan tai kyselyyn osallistuminen ei sellaisenaan tarkoita markkinointisuostumuksen antamista. Markkinointiin käytämme osallistujan henkilötietoja vain silloin, kun siihen on asianmukainen erillinen peruste, kuten annettu markkinointisuostumus.
Palvelumme eivät lähtökohtaisesti ole suunnattu henkilötietojen keräämiseen alaikäisiltä.
Alaikäiset voivat kuitenkin osallistua esimerkiksi kaikille ikäryhmille suunnattujen tapahtumien kyselyihin, kilpailuihin tai arvontoihin. Tällaisessa yhteydessä kerättyjä yhteystietoja käytetään vain kyseisen toiminnon toteuttamiseen ja ne poistetaan mahdollisimman pian arvonnan ja mahdollisen palkinnon toimittamisen jälkeen, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta lakisääteistä perustetta.
10. Erityiset henkilötiedot ja esteettömyystiedot
Emme lähtökohtaisesti pyydä asiakkaita toimittamaan terveydentilaa tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
Asiakas voi kuitenkin joissakin tilanteissa antaa meille esimerkiksi esteettömyyteen, avustajan tarpeeseen, allergiaan tai muuhun tapahtumaan osallistumisen kannalta välttämättömään erityistarpeeseen liittyviä tietoja.
Käsittelemme tällaisia tietoja vain siinä laajuudessa kuin se on asiakkaan pyytämän palvelun tai järjestelyn toteuttamiseksi tarpeellista ja sovellettavan lainsäädännön sallimaa.
Tietoja ei lähtökohtaisesti yhdistetä asiakkaan muuhun markkinointi- tai asiakasprofiiliin. Poikkeuksena voivat olla palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömät tiedot, kuten pyörätuoli- tai avustajalippuun liittyvä tieto.
Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden käsittelylle ei enää ole perusteltua tarvetta.
11. Kuvaaminen ja kameravalvonta tapahtumissa
Eventmedian tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia sekä tehdä video- ja äänitallenteita tapahtumien dokumentointia, uutisointia, viestintää ja markkinointia varten.
Tapahtuman asiakkaat voivat näkyä materiaalissa osana tapahtumaa ja yleisöä. Materiaalia käsitellään ja käytetään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Tapahtumissa voidaan lisäksi käyttää kameravalvontaa turvallisuuden, omaisuuden suojaamisen ja rikosten ennaltaehkäisemisen tarkoituksiin.
Kameravalvonnasta ilmoitetaan tapahtumapaikalla sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Valvonnan rekisterinpitäjänä voi tapahtumasta ja järjestelyistä riippuen olla Eventworks Oy, tapahtumapaikan haltija tai muu kameravalvonnasta vastaava taho.
12. Kenelle henkilötietoja annetaan?
Käytämme toiminnassamme luotettavia palveluntarjoajia ja yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä henkilötietoja puolestamme tai osana palvelun toteuttamista.
Näitä voivat olla esimerkiksi:
Lippupiste Oy / Lippu.fi ja Paylogic
maksupalveluntarjoajat
Mailchimp ja muut sähköposti- ja viestintäpalvelut
Google, Meta, TikTok, Sanoma ja muut analytiikka-, media- ja mainospalvelut
verkkosivujen, hosting-palveluiden ja tietojärjestelmien toimittajat
tapahtumien toteuttamiseen tarvittavat palveluntarjoajat
kirjanpito-, taloushallinto- ja muut asiantuntijapalvelut.
Palveluntarjoajille annetaan henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on kyseisen palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellista ja lainmukaista.
Emme myy henkilötietoja.
Emme luovuta asiakkaidemme henkilötietoja yhteistyökumppaneille näiden omaa suoramarkkinointia varten ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta tai muuta lainmukaista perustetta.
Voimme luovuttaa tietoja viranomaisille silloin, kun laki sitä edellyttää, sekä silloin, kun tietojen luovuttaminen on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
13. Siirretäänkö henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Pyrimme käyttämään henkilötietojen käsittelyssä ensisijaisesti EU:n ja ETA:n alueella sijaitsevia palveluita.
Osa käyttämistämme kansainvälisistä teknologia-, markkinointi- ja pilvipalveluista voi kuitenkin käsitellä henkilötietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella tai mahdollistaa pääsyn tietoihin tällaisista maista.
Kun henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että siirrolle on tietosuojalainsäädännön mukainen peruste ja asianmukaiset suojatoimet. Näitä voivat olla esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.
14. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin lainsäädäntö tai oikeutettu etumme edellyttää.
Säilytysajat määräytyvät tietojen ja käyttötarkoituksen perusteella esimerkiksi seuraavasti:
osto-, tilaus- ja asiakkuustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden, reklamaatioiden, vastuuasioiden tai oikeudellisten vaateiden vuoksi
kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan
markkinointisuostumukseen perustuvia tietoja käsitellään niin kauan kuin suostumus on voimassa tai tiedot ovat kyseiseen tarkoitukseen tarpeellisia
asiakaspalveluun ja yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään asian käsittelyn ja mahdollisten jatkotoimien edellyttämän ajan
eväste-, analytiikka- ja mainontatietoja säilytetään käyttötarkoituksen, annetun suostumuksen ja kulloinkin käytettävän palvelun asetusten mukaisen kohtuullisen ajan
kilpailuihin ja arvontoihin liittyvät tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita kilpailun tai arvonnan toteuttamiseksi
tarpeettomat erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot poistetaan mahdollisimman pian niiden käyttötarkoituksen päätyttyä.
Voimme säilyttää tietoa annetusta markkinointikiellosta niin kauan kuin se on tarpeen kiellon noudattamisen varmistamiseksi.
Kun henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
15. Henkilötietojen suojaaminen
Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Näitä ovat esimerkiksi käyttöoikeuksien rajaaminen, käyttäjien tunnistaminen, salasanasuojaus, tietojärjestelmien suojaaminen, tarvittava lokitus, henkilöstön ohjeistus sekä asianmukaiset sopimukset henkilötietoja käsittelevien palveluntarjoajien kanssa.
Henkilötietoja saavat käsitellä vain sellaiset henkilöt, joilla on työtehtäviensä tai palvelun toteuttamisen vuoksi siihen asianmukainen tarve.
16. Oikeutesi
Sinulla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
pyytää henkilötietojesi poistamista silloin, kun poistamisen edellytykset täyttyvät
pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella
vastustaa henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointiin milloin tahansa
saada tietyissä tilanteissa itse toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle
peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@eventmedia.fi.
Voimme pyytää sinua tarvittaessa todentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön toteuttamista.
17. Oikeus tehdä valitus
Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
18. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme tapahtumiamme, palveluitamme ja käyttämiämme teknologioita jatkuvasti, minkä vuoksi voimme tarvittaessa päivittää tätä tietosuojaselostetta.
Ajantasainen tietosuojaseloste on aina saatavilla Eventmedian verkkosivuilla.
Jos selosteeseen tehdään henkilötietojen käsittelyn kannalta olennaisia muutoksia, tiedotamme niistä tarvittaessa asianmukaisella tavalla.
Eventworks Oy
info@eventmedia.fi
——————————————————————————————————————————————-
Privacy Policy
Last updated: 22 September 2026
This Privacy Policy explains how Eventworks Oy processes personal data in connection with Eventmedia events, websites, ticket sales, marketing, customer service and other activities.
We process personal data in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR), other applicable data protection legislation and this Privacy Policy.
1. Data Controller
Eventworks Oy
Business ID: 0484890-6
Metallimiehenkatu 2
95450 Tornio
Finland
For questions concerning data protection or to exercise your data protection rights, please contact:
2. Scope of this Privacy Policy
This Privacy Policy applies to the processing of personal data carried out under the Eventmedia brand.
It covers, for example:
events and related services
Eventmedia websites and event-specific websites
ticket sales and other purchases
the Eventmedia Club, newsletters and other marketing communications
customer service and feedback
competitions, prize draws, surveys and campaigns
online advertising and marketing targeting
social media channels
corporate and partnership sales
relationships with partners, customers and other stakeholders.
The Privacy Policy applies both to consumers and prospective customers and to contact persons representing companies and other organisations.
3. What Personal Data Do We Process and Where Do We Obtain It?
The personal data we process depends on how you interact with us.
Contact and Customer Information
We may process information such as:
name
email address
telephone number
postal address
date of birth or age where relevant to the service
the company or organisation you represent and your role within it.
Purchase and Event Information
We may process information such as:
events, ticket types, products and services you have purchased
purchase and order history
pricing, payment and transaction information
payment method and payment reference or related transaction information
marketing consents and opt-outs
other information you provide when making a purchase or booking.
As a general rule, we do not receive or store complete payment card details. Payment transactions are processed by the relevant payment service provider.
Marketing and Communications Information
We may process information such as:
newsletter and Eventmedia Club subscriptions
marketing consents and opt-outs
email open and click data
participation in campaigns, competitions and prize draws
communication and interaction history
customer feedback and survey responses.
Website and Digital Service Usage Information
Depending on your consent and the services you use, we may process information such as:
IP address
browser and device information
cookie and other identifier data
website usage and pages visited
traffic source
interactions with advertising and campaigns
analytics and conversion data.
We primarily obtain personal data directly from you and through your use of our services.
We may also receive personal data from ticketing, payment, marketing, analytics and other service providers where we have a lawful basis for processing such data.
4. Ticket Sales
For ticket sales relating to Eventmedia events, we use services including Lippu.fi / Lippupiste Oy and Paylogic.
In connection with ticket purchases, personal data such as name, email address, telephone number, postal address, date of birth, event and ticket type, purchase history, pricing and payment information, marketing consents and other information provided by the customer during the purchase process may be processed.
We receive personal data from ticketing services to the extent necessary and permitted for organising the event, providing customer service, fulfilling a contract, communicating with customers or carrying out marketing based on the customer’s consent.
Ticketing service providers may also process personal data for their own purposes as independent data controllers or otherwise act in a role defined under applicable data protection legislation. Their own processing activities are governed by their respective privacy policies.
5. Why Do We Process Personal Data?
We process personal data only for specified and lawful purposes.
Providing Services and Organising Events
We process personal data, for example, to:
process tickets, orders and other purchases
manage event access and customer relationships
deliver purchased products and services
provide customer service
send necessary event-related communications
process complaints and refunds.
Legal basis: performance of a contract or steps taken prior to entering into a contract.
Compliance with Legal Obligations
We process personal data where necessary for purposes such as accounting, taxation, responding to requests from authorities and fulfilling other statutory obligations.
Legal basis: legal obligation.
Managing Customer and Stakeholder Relationships
We may process personal data for managing customer relationships, corporate sales, partnerships and other stakeholder relationships, developing our services and maintaining appropriate business communications.
Legal basis: legitimate interest.
Marketing
We may process personal data for marketing Eventmedia events, services, benefits, offers, campaigns, presales and other marketing communications.
If you have given Eventmedia your marketing consent, marketing communications may relate to all Eventmedia events and services and not only to the specific event or channel through which your consent was originally provided.
Electronic direct marketing to consumers is sent on the basis of consent or another lawful basis permitted under applicable electronic communications legislation.
You may withdraw your marketing consent or object to direct marketing at any time.
Legal basis: consent or, depending on the circumstances, legitimate interest and another lawful basis permitted under applicable electronic communications legislation.
Security and Prevention of Misuse
We may process personal data to protect our services, customers, personnel and information systems and to prevent and investigate misuse or unlawful activity.
Legal basis: legitimate interest or legal obligation.
6. Marketing Targeting and Profiling
We may combine information collected through different Eventmedia events and services to a reasonable extent for the purposes of developing customer relationships, communications and marketing.
We may create customer groups and marketing segments based on information such as:
previous event and ticket purchases
age or age group
place of residence or geographical area
interests
newsletter engagement
use of online services in accordance with your consent
previous interactions with Eventmedia events and marketing.
This information may be used, for example, to recommend relevant events and content and to target and measure marketing.
Subject to marketing consent and other applicable requirements, we may also use personal data to create advertising audiences on platforms such as Google, Meta and TikTok. In such cases, the advertising platform may securely compare identifiers provided to it with its own user data in order to create the relevant audience.
These audiences may also be used to create so-called lookalike or similar audiences. Such audiences are generated by the advertising platform based on its own data and signals.
We may also use external marketing and media partners to implement our advertising. A partner may be given access to an advertising audience created on an advertising platform without receiving access to the underlying Eventmedia customer data used to create that audience.
We do not use health information or other special categories of personal data for marketing profiling or targeting.
We do not make decisions based solely on automated processing that produce legal effects or similarly significant effects for individuals.
7. Newsletters and the Eventmedia Club
We use Mailchimp or another comparable service to manage newsletters and other marketing communications.
These services may be used to manage, for example:
newsletters
marketing communications
automated messages
presale communications
marketing consents and opt-outs
customer groups and segments
email open and click data.
You can unsubscribe from newsletters and other electronic marketing communications at any time by using the unsubscribe link provided in the message or by contacting us.
We may retain information about a marketing opt-out even after other marketing-related data has been deleted in order to ensure that the opt-out is respected.
8. Cookies, Analytics and Digital Advertising
We use cookies and similar technologies on our websites for website functionality, analytics, marketing measurement and advertising targeting.
The services and technologies we use may include, for example:
Google Analytics 4
Google Ads and other Google advertising services
Meta Pixel and Meta advertising services
TikTok Pixel and TikTok advertising services
Sanoma advertising and media services
other comparable analytics and marketing technologies.
Cookies and similar technologies that are not strictly necessary for the operation of the service are used in accordance with your consent.
You can make and change your cookie choices through the cookie settings available on the website.
Up-to-date information about the cookies and similar technologies in use, their purposes and their retention periods is provided through the website’s cookie banner or cookie settings.
9. Competitions, Prize Draws, Surveys and Minors
We process personal data provided in connection with competitions, prize draws, surveys and campaigns in order to administer them, manage participants and contact winners.
Participation in a competition, prize draw or survey does not in itself constitute consent to marketing. We use participant data for marketing only where there is an appropriate separate legal basis, such as a specific marketing consent.
Our services are not generally intended for the collection of personal data from minors.
However, minors may participate in surveys, competitions or prize draws connected with events open to all age groups. Contact details collected in such cases are used only for the purpose of administering the relevant activity and are deleted as soon as reasonably possible after the prize draw and any prize delivery, unless there is another legal basis for retaining the information.
10. Special Categories of Personal Data and Accessibility Information
As a general rule, we do not ask customers to provide health information or other special categories of personal data.
However, in certain circumstances a customer may provide us with information relating to accessibility requirements, the need for a personal assistant, allergies or other special requirements necessary for attending an event.
We process such information only to the extent necessary to provide the service or arrangement requested by the customer and as permitted by applicable law.
Such information is not generally combined with the customer’s other marketing or customer profile data. Exceptions may apply where the information is necessary for providing a specific service, such as information connected with a wheelchair or personal assistant ticket.
The information is deleted or anonymised when there is no longer a justified need to process it.
11. Photography, Recording and CCTV at Events
Photographs, video recordings and audio recordings may be made at Eventmedia events for documentation, news reporting, communications and marketing purposes.
Event attendees may appear in such material as part of the event and its audience. The material will be processed and used in accordance with applicable law.
CCTV or other camera surveillance may also be used at events for safety, protection of property and crime prevention purposes.
Where camera surveillance is used, appropriate notices will be provided at the event venue in accordance with applicable law. Depending on the event and the relevant arrangements, the data controller responsible for camera surveillance may be Eventworks Oy, the venue operator or another party responsible for the surveillance system.
12. Who Do We Share Personal Data With?
We use trusted service providers and partners that may process personal data on our behalf or as part of the provision of their services.
These may include, for example:
Lippupiste Oy / Lippu.fi and Paylogic
payment service providers
Mailchimp and other email and communications services
Google, Meta, TikTok, Sanoma and other analytics, media and advertising services
website, hosting and IT service providers
service providers required for the organisation of events
accounting, financial administration and other professional service providers.
Personal data is made available to service providers only to the extent necessary and lawful for providing the relevant service.
We do not sell personal data.
We do not disclose customer personal data to partners for the partners’ own direct marketing purposes without the customer’s explicit consent or another lawful basis.
We may disclose information to authorities where required by law and where disclosure is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims.
13. Transfers Outside the EU or EEA
We aim to use services that process personal data primarily within the European Union and European Economic Area.
However, some international technology, marketing and cloud service providers we use may process personal data outside the EU or EEA or permit access to personal data from countries outside the EU or EEA.
Where personal data is transferred outside the EU or EEA, we ensure that there is a lawful basis for the transfer and appropriate safeguards are in place in accordance with applicable data protection legislation.
Such safeguards may include an adequacy decision adopted by the European Commission or the European Commission’s approved Standard Contractual Clauses.
14. How Long Do We Retain Personal Data?
We retain personal data only for as long as necessary for the purpose for which it was collected or for as long as required by law or our legitimate interests.
Retention periods depend on the type of data and purpose of processing. For example:
purchase, order and customer relationship data may be retained for the duration of the customer relationship and thereafter for as long as necessary to meet statutory obligations or handle complaints, liability matters or legal claims
accounting information is retained for the period required under applicable accounting legislation
personal data processed on the basis of marketing consent is retained for as long as the consent remains valid or the information remains necessary for that purpose
customer service and communication records are retained for as long as necessary to resolve the matter and any related follow-up
cookie, analytics and advertising data is retained for a reasonable period determined by the purpose of processing, the consent given and the settings of the relevant service
information related to competitions and prize draws is deleted when it is no longer required to administer the competition or prize draw
unnecessary special category personal data is deleted as soon as reasonably possible after the purpose for which it was processed has ended.
We may retain information about a marketing opt-out for as long as necessary to ensure that the opt-out is respected.
Where there is no longer a lawful basis for retaining personal data, the data will be deleted or anonymised.
15. How Do We Protect Personal Data?
We protect personal data using appropriate technical and organisational measures.
These measures may include restricted access rights, user authentication, password protection, information system security, appropriate logging, staff instructions and appropriate contractual arrangements with service providers that process personal data.
Personal data may only be accessed by individuals who have a legitimate need to process it in connection with their work or the provision of services.
16. Your Rights
Under applicable data protection legislation, you may have the right to:
receive information about how your personal data is processed
access the personal data we hold about you
request correction of inaccurate or incomplete personal data
request deletion of your personal data where the legal requirements for deletion are met
request restriction of the processing of your personal data
object to processing based on legitimate interests on grounds relating to your particular situation
object to the use of your personal data for direct marketing at any time
receive certain personal data you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and transmit that data to another data controller
withdraw your consent at any time where processing is based on consent.
Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before the consent was withdrawn.
You may exercise your rights by contacting us at info@eventmedia.fi.
Where necessary, we may ask you to verify your identity before processing your request.
17. Right to Lodge a Complaint
If you believe that your personal data has been processed in breach of applicable data protection legislation, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority.
In Finland, the supervisory authority is the Office of the Data Protection Ombudsman.
18. Changes to this Privacy Policy
We continuously develop our events, services and technologies, and we may therefore update this Privacy Policy from time to time.
The current version of this Privacy Policy is always available on the Eventmedia website.
If we make material changes affecting the processing of personal data, we will communicate those changes in an appropriate manner where required.
Eventworks Oy
info@eventmedia.fi